Wie du dein optimales Zeit- und Selbstmanagement finden kannst

Viele Menschen sind auf der Suche danach, nur wenige haben es wirklich: Ihr optimales Zeit- und Selbstmanagement. Kennen wir das nicht alle, dass es gerade bei diesem Punkt ein wenig hakt? Verbummeln wir nicht alle mal einen Termin oder vergessen eine E-Mail zeitnah zu beantworten, weil etwas dazwischen gekommen ist und wir abgelenkt waren? Oder es gar nicht erst aufgeschrieben haben. Je mehr Interessen ein Mensch hat und Dinge, die er unter einen Hut bekommen möchte, desto chaotischer kann das Ganze ausfallen. Die gute Nachricht ist: Es gibt es Mittel und Wege, wie du Abhilfe schaffen und eine Struktur, die für dich passt, finden kannst.

Lass mich dir hierzu ein paar Fragen stellen, die dir helfen können Klarheit für dich zu schaffen.

Wie ist aktuell dein Tagesablauf?

Wie sieht dein aktueller Tagesablauf aus? Stehst du morgens auf und wackelst als allererstes zur Kaffeemaschine? Oder ins Bad? Wie oft drückst du wirklich die Snooze-Taste an deinem Wecker bevor du aufstehst? Den Spruch

Sag mir was du tust und ich sage dir wer du bist

höre ich zurzeit immer wieder. Welche Routinen hast du mit der Zeit entwickelt? Wie startest du in deinen Tag? Und wenn du am herumwerkeln bist und deinen Interessen nachgehst: Nimmst du dir dennoch genügend Zeit für dich? Die Gedanken, die hier vielleicht bei dir aufkommen sind so individuell wie du selbst. Lass dich bei der Beantwortung der Fragen also bitte nicht von irgendjemandem beeinflussen oder anderweitig ablenken.

Bist du zufrieden mit deiner aktuellen Routine? Deinem Tagesablauf? Oder könntest du deine Zeit produktiver verbringen? Wie sieht dein Tag aktuell aus? Es geht gar nicht um die Bewertung, ob etwas davon gut oder schlecht ist. Es ist lediglich eine Analyse der aktuellen Situation. Um etwas verändern zu können musst du dir erstmal bewusst machen, wie die Situation zurzeit aussieht und an welchem Punkt du stehst. Es ist vielmehr eine Einordnung als eine Bewertung.

Diejenigen Dinge für die wir uns Zeit nehmen sind erfahrungsgemäß oft bewusste Entscheidungen. Also frage dich: Wofür nehme ich mir Zeit?

Wofür möchtest du Zeit haben?

Was ist es, was aktuell immer wieder “hinten runter” fällt bei dir? Sei es, dass du gerne mehr Zeit für Sport hättest oder lieber mehr mit deiner Familie zusammen wärst. Möchtest du vielleicht regelmäßiger Sport machen? Oder jonglierst du mit Projekten und irgendwas kommt immer zu kurz? Was ist es bei dir wofür du gerne mehr Zeit hättest?

Wie anfangs schon geschrieben – je mehr Dinge du unter einen Hut bringen möchtest, desto chaotischer kann es werden. Hier geht es ebenfalls nicht um die Bewertung. Es geht um deine Wünsche und Träume, unabhängig von sämtlichen Bewertungen. Egal ob realistisch oder nicht. Was wolltest du schon immer mal machen? Oder was möchtest du vielleicht wieder tun?

Ich habe mir z.B. schon vor Jahren ein Badminton-Set zugelegt, weil ich fest entschlossen war wieder Badminton spielen zu gehen. Tatsächlich habe ich dies aber nie getan. Eventuell geht es dir ähnlich und du erkennst dich (in einem anderen Bereich) wieder. Was oder wer verdient einen Platz in deinem Leben?

Was macht dich zurzeit unzufrieden?

Im Fachjargon wird es häufig als “Pain Point” bezeichnet, als Schmerzpunkt. Was ist es, was dich unzufrieden macht? Das kann beispielsweise sein, dass du unzufrieden bist, weil du gerade krank bist. Was will dir diese Unzufriedenheit sagen? Was wäre, wenn du krank geworden bist, weil dein Körper dir dadurch signalisiert, dass sich etwas ändern muss? Erkennst du die Zeichen deines Körpers? Vielleicht hast du zu lange ignoriert bzw. nicht gehört, dass er sich eigentlich nur eines wünscht: Ruhe. Ignoriert, dass dir eigentlich gerade gar nicht nach Geburtstagsfeier ist sondern du viel lieber Zeit mit ein paar Lieblingsmenschen verbringen würdest. Ich bin der festen Überzeugung, dass alle Krankheiten, alle Gebrechen und Wehwehchen dir etwas sagen wollen.

Als Zweites darfst du dich hier fragen, ob du am Grund deiner Unzufriedenheit aktiv etwas verändern kannst. Falls ja, ändere es. Falls nein, lerne zu akzeptieren. Ja, ich weiß – es klingt einfacher als es ist. Wie so oft kann ich nur von mir sprechen und ich muss sagen: Ich fühle mich deutlich besser seitdem ich genau das befolge. Meiner Meinung nach braucht es in unserer Gesellschaft weniger Menschen, die sich als Opfer ihrer Umstände sehen und viel mehr Menschen die ihre Themen aktiv angehen. Denn jeder von uns hat Themen und sein Päckchen zu tragen. Allerdings ist die Art wie du damit umgehst ziemlich entscheidend. Auch für die Art wie du dich selbst siehst.

Woran mangelt es dir?

Mangelt es dir an freier Zeit? Zeit für Hobbys? Zeit für Freunde? Zeit für Familie? Zeit für dich selbst? Oder würdest du gerne mehr bzw. produktiver arbeiten? Na, was davon kommt dir bekannt vor? Wo sagst du

That’s it! Das ist mein Thema!

Die simple Antwort “Zeit” lasse ich nicht gelten. Wir alle haben 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Gleiches Recht für alle. Mich interessiert also viel mehr wofür du deine Zeit gerne nutzen würdest, aber es – warum auch immer – momentan noch nicht zulässt.

Wie viel Zeit brauchst du für dich um nicht gestresst zu sein?

Hand aufs Herz: Wie viel Zeit brauchst du wirklich für dich? Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ich persönlich mir meistens zu wenig Zeit für mich selbst nehme. Wenn es zeitlich eng wird bin ich am ehesten bereit bei meiner eigenen Zeit Abstriche zu machen und zurück zu stecken. Und genau da liegt der Fehler den viele Menschen da draußen ebenfalls machen. Das höre ich immer wieder bei Gesprächen raus.

Die Zeit für dich, deine “me time”, ist jedoch niemals weniger wert. Im Gegenteil. Ich z.B. arbeite gerade daran häufiger “nein” zu sagen was das angeht. Als ich vor kurzem krank war hatte ich mir beispielsweise bewusst als Herausforderung genommen drei Wochen lang keine Termine zu machen und nur Zeit mit mir selbst (und meiner Lieblingsserie) zu verbringen. Natürlich kamen in der Zeit auch Anfragen von Freunden, ob ich Zeit habe. Es fiel mir anfangs nicht leicht das abzulehnen, zumal ich meine Freunde natürlich gerne gesehen hätte.

Eine Freundin hat das vor kurzem sehr passend formuliert:

Ich kann am Wochenende nicht, weil ich so viel vorhabe, sondern weil ich nicht so viel vorhaben möchte.

Wie viel Zeit brauchst du um nicht gestresst zu sein?

Wann und wo bist du produktiv?

Weißt du zu welcher Zeit am Tag du besonders produktiv bist? Das kann früh am Morgen sein oder auch spät am Abend. Natürlich auch zu verschiedenen Zeiten tagsüber. Wie du siehst ist auch das sehr individuell – wie eigentlich alle Punkte. Und wie so oft funktioniert das Herausfinden auch hier am besten durch ausprobieren. Da dies jedoch auch etwas von der Tagesform abhängt, empfiehlt es sich das Ganze über einen längeren Zeitraum zu beobachten. Oder kennst du dich vielleicht schon so gut, dass du die Antwort bereits kennst?

Es mag Menschen geben, die tatsächlich freiwillig um 5:30 Uhr aufstehen, um vor der Arbeit noch ihr Bullet Journal zu benutzen, Yoga zu machen und an ihren Träumen zu arbeiten. Das ist allerdings längst nicht für jeden etwas. Angenommen du würdest mich um 5:30 Uhr aus dem Bett werfen, wäre ich höchst wahrscheinlich den ganzen Tag dermaßen gerädert und müde, dass ich überhaupt nicht klar denken könnte. Sicherlich hat das Ganze auch mit Übung zu tun. 5:30 Uhr ist jedoch so überhaupt nicht meine Uhrzeit. Und tatsächlich gibt es Tage, da bin ich nicht mal zu meiner gewohnten Zeit produktiv.

Wichtig ist nicht nur wann du produktiv bist, sondern auch wo. Der Ort an dem du arbeiten möchtest. Ein Bekannter hat das mal in einem Video erwähnt: Wenn du das Sofa mit Entspannung verknüpfst wirst du darauf nicht produktiv arbeiten können. Vielleicht überlegst du beim nächsten Mal, ob du nicht doch lieber an den Schreibtisch gehst. Oder achtest zumindest darauf wie produktiv du an den verschiedenen Orten wirklich bist. Denn auch deine Umgebung hat einen entscheidenden Einfluss auf deine Produktivität.

Unter welchen Umständen kannst du am besten arbeiten?

Nicht nur deine Umgebung ist entscheidend, auch die Umstände sind es. Brauchst du Menschen um dich? Oder bist du lieber für dich alleine? Wie kannst du am besten arbeiten? Gerade unter Selbstständigen höre ich häufig, dass sie den Kontakt zu anderen Menschen vermissen, wenn sie alleine im Homeoffice sitzen. Musst du alleine sein oder möchtest du das so?

Wenn du gerne Menschen um dich hast, kann es für dich auch eine gute Lösung sein ein Büro in einem Coworking-Space zu mieten. Oder dich zum Arbeiten in ein Café zu verziehen. Welche Umstände sind es, die du am liebsten hast beim Arbeiten?

Ich für meinen Teil vermisse auf der Arbeit oft ein Einzelbüro. Nicht nur, dass dies die Ablenkungen innerhalb des Zimmers reduzieren würde, das Büro in dem ich sitze gleicht an manchen Tagen einer Bahnhofshalle. Ständig kommt jemand rein und möchte etwas von einem. Und oft belastet mich genau dieser Umstand. Natürlich gibt es auch Tage, da freue ich mich über ein wenig Gesellschaft.

Brauchst du Druck?

Diesen Punkt zähle ich zwar einerseits zu den Umständen, jedoch finde ich diesen Punkt so wichtig, dass ich ihn hier ausklammere und somit extra nenne. Angenommen du hast zwei Stunden um ein bestimmtes Projekt, eine bestimmte Aufgabe fertig zu bekommen. Wie gut kannst du unter Druck arbeiten? Gehörst du zu denjenigen Menschen, die im stillen Kämmerlein ihr Bestes geben und sich nicht beklagen? Hetzt du dich ab oder diskutierst du im Vorfeld schon, dass die Zeit viel zu wenig ist?

Zufällig erfährst du, dass die Präsentation die du vorbereiten solltest nun doch nicht erst nächste Woche benötigt wird, sondern bereits in drei Stunden. Wie reagierst du auf Druck? Brauchst du ihn vielleicht sogar um Höchstleistung zu vollbringen?

Kannst du unter Druck kreativ sein? Wenn du weißt wie du in den verschiedenen Situationen reagierst und was du brauchst, kannst du gezielt darauf achten. So kannst du z.B. diejenigen Zeiten, in denen du kreativ sein möchtest, eben nicht in Zeitfenster legen, die von vornherein begrenzt sind.

Welche Form bevorzugst du in Sachen Terminplan?

Was darf es für dich sein? Papier – oder doch lieber digital? Ein Papierkalender kann ziemlich unhandlich sein, digital ist da wesentlich rückenfreundlicher. Papier ist geduldig, heißt es. Dafür lassen sich Termine digital viel leichter verschieben oder löschen. Hier muss jeder für sich herausfinden was für ihn passt. Es kann natürlich auch eine Mischform aus beidem sein. Ich selbst habe diese Mischform und nutze zwei Kalender – einen aus Papier und denjenigen in meinem Smartphone. Denn ich werde oft, wenn ich unterwegs bin, gefragt wann ich Zeit habe. So habe ich immer meine Übersicht dabei und muss nicht umständlich zuhause nachschauen.

Das war jahrelang anders – ich habe bis vor 2 Jahren nur meinen Papierkalender geführt. Aber wenn man so viele Dinge wie ich koordinieren möchte passt der digitale Kalender besser. Glücklicherweise lassen sich die Termine in einem digitalen Konto speichern, so gingen sie bei meinem Smartphone-Absturz vor kurzem nicht verloren. Das wäre tatsächlich verdammt ungünstig gewesen. Denn in meinem Papierkalender stehen letztendlich fast nur diejenigen Termine, die tatsächlich stattgefunden haben. Nicht ab diejenigen in der Zukunft. Ob ich die Termine jemals so hätte rekonstruieren können ist fraglich. Ich vermute nicht. Aber das war ja zum Glück nicht nötig. Ich kann nur jedem der einen digitalen Kalender führt raten regelmäßig zu schauen, dass die Daten gesichert werden. Verlasse dich nicht zu sehr darauf, dass die Technik mitspielt.

Meinen Papierkalender habe ich fast ausschließlich aus nostalgischen Gründen. Zumindest was die Terminplanung angeht. Ansonsten nutze ich den Papierkalender zusätzlich als Haushaltsbuch und ein Stück weit als Tagebuch.

Ist es dir wichtig deine Termine (auf verschiedenen Geräten) zu synchronisieren? Das ist bei der Mischform Papier/digital etwas erschwert, jedoch bei den meisten digitalen Kalendern recht einfach möglich. Wie wichtig ist es dir, deine Termine schnell wieder zu finden? Benötigst du eine Suchfunktion? Hier wäre der digitale Kalender vermutlich die bessere Wahl. Benötigst du eine Schnittstelle zu anderen Kalendern oder soll eine dritte Person Zugriff auf deinen Kalender erhalten? Auch hier wäre der digitale Kalender wahrscheinlich die bessere Wahl.

Wie wichtig ist es dir, deine Termine zu dokumentieren? Ist es dir überhaupt wichtig? Digital sind Termine mal eben schnell gelöscht – manchmal auch aus Versehen. Papier ist hier eindeutig geduldiger.

Du siehst – es gibt diverse Dinge zu beachten wenn du auf der Suche nach deinem ganz eigenen System bist.

Es gibt kein richtig oder falsch – es gibt nur ein “das passt für mich” oder “das passt nicht”.

Ergänzende Fragen für dich:

Was brauche ich, damit ich das Gefühl habe gut organisiert zu sein?

Welcher Weg ist der Richtige für mein Vorhaben?

Was kann ich verbessern?

Wo sind die Stellschrauben an denen ich drehen kann?

Welche Methoden gibt es überhaupt? Welche davon passt für mich? Eisenhower-Prinzip oder Pareto Prinzip?

Habe ich Menschen in meinem Umfeld die besonders gut im Organisieren ihrer eigenen Zeit sind? Von wem kann ich lernen?

Welche Tipps gibt es überhaupt?

 

Was aber sind nun eigentlich meine konkreten Tipps zum Thema Zeit- und Selbstmanagement? Genau darum wird es im zweiten Teil zu diesem Thema gehen.

Lass mir gerne deine Meinung zu diesem Beitrag in den Kommentaren da. Ich freue mich auf deine Sicht der Dinge. 🙂

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